El presidente y el secretario de la asamblea general de copropietarios cumplen roles fundamentales en la propiedad horizontal, según lo establecido en la Ley 675 de 2001. El presidente preside y dirige las deliberaciones de la asamblea, firma el acta correspondiente y, en ausencia de un consejo de administración se encarga de suscribir el contrato del administrador, conforme al artículo 50. Su labor exige conocimiento de los estados financieros, el presupuesto y las circunstancias particulares de los propietarios, lo que en la práctica no siempre ocurre. Algunas copropiedades prevén capacitaciones previas o procesos de postulación para garantizar un desempeño efectivo.
En situaciones excepcionales, el presidente puede tomar medidas disciplinarias dentro de la asamblea, como solicitar la retirada de un participante que perturbe el orden. Además, está facultado para dar por terminada la asamblea si se pierde el control de esta, asegurando que las reuniones sean funcionales y se ajusten a sus objetivos. Sin embargo, el presidente no necesariamente debe ser propietario; puede tratarse de una persona externa contratada para dirigir la reunión, aunque sin capacidad de votar ni deliberar.
El presidente también tiene la obligación de firmar el acta de la asamblea dentro de los plazos legales: 20 días para reuniones presenciales y 10 días para no presenciales, según lo estipula la Ley 675. En caso de desacuerdo con la transcripción del secretario, puede dejar constancia de ello en el acta. La falta de su firma puede generar problemas administrativos y legales, ya que, a diferencia del Código de Comercio, la Ley 675 no permite que el revisor fiscal firme en su lugar. En estos casos, se puede nombrar un presidente ad hoc mediante una reunión virtual o por comunicación escrita para que se cumpla con el mandato legal de ser firmada el acta.
El secretario, por su parte, transcribe las decisiones tomadas durante la asamblea y recopila los documentos anexos, como poderes, listados de asistencia y especificaciones sobre los asistentes (propietarios, delegados o representantes). Tiene la obligación de realizar esta labor de forma diligente y en los plazos mencionados. Generalmente, esta función es asumida por el administrador de la copropiedad, aunque su mandato solo se extiende desde el inicio hasta la finalización de la asamblea, salvo para la transcripción y firma del acta.
En conclusión, el presidente y el secretario desempeñan funciones esenciales en la asamblea, asegurando su orden, cumplimiento normativo y registro de decisiones. Estas actividades, de naturaleza política y administrativa, son fundamentales para la gobernanza y operación de la copropiedad.
