El acta de la Asamblea General de Copropietarios es un documento técnico y exacto, regulado por el artículo 47 de la Ley 675 de 2001, el cual coincide en gran medida con la Norma Técnica Colombiana (NTC) 3394 de ICONTEC. Su redacción debe cumplir con requisitos específicos que aseguren su validez como prueba de las decisiones tomadas por la persona jurídica.
Es fundamental especificar si la asamblea es ordinaria o extraordinaria y si se realizó de manera presencial o virtual. Según el parágrafo del artículo 46 de la Ley 675, en reuniones virtuales no pueden tomarse decisiones que requieran mayoría calificada. También se debe registrar la fecha de la convocatoria, que para las asambleas ordinarias debe realizarse con al menos 15 días de anticipación, conforme al artículo 39 de la misma ley, y debe quedar constancia de la notificación realizada.
El acta debe incluir el orden del día, ya que en reuniones extraordinarias sólo se pueden tratar los temas previamente citados, mientras que en las ordinarias es posible agregar puntos adicionales. Asimismo, es obligatorio detallar la identidad y calidad de los asistentes (propietarios, representantes o delegados), junto con la identificación de las unidades privadas y sus coeficientes de copropiedad. Estos datos deben estar integrados directamente en el acta, no como anexos, para evitar posibles alteraciones futuras.
Cada decisión tomada debe ser registrada con claridad, incluyendo los resultados de las votaciones por coeficientes, sin necesidad de incluir comentarios subjetivos de los asistentes, salvo solicitud expresa. Al finalizar, se indica la hora de cierre y se firma por el presidente y el secretario. Si alguno de ellos no firma, el administrador deberá dejar constancia y nombrar un presidente ad hoc para garantizar la legalidad del acta.
El acta debe estar disponible para los copropietarios dentro de los 20 días hábiles siguientes a la asamblea, o en el caso de reuniones no presenciales, dentro de los 10 días, según el artículo 51 de la Ley 675. Además, el administrador está obligado a facilitar su consulta y registrar su firma en el libro de actas.
Por último, la comisión verificadora, si existe, únicamente valida la concordancia entre las decisiones de la asamblea y lo consignado en el acta, sin alterar su contenido. Esto refuerza la neutralidad y exactitud del acta, la cual debe ser un mecanismo técnico y objetivo que respalde las decisiones políticas tomadas en la asamblea, evitando conflictos administrativos en la copropiedad.
