La Ley 675 de 2001 establece las bases para la administración y el manejo de los recursos en la propiedad horizontal, diferenciando entre expensas comunes necesarias y no necesarias. Según el artículo 3°, las expensas comunes necesarias son aquellas erogaciones requeridas para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes. Esto incluye actividades como mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción, vigilancia y servicios públicos esenciales. Por ejemplo, el cambio de un ascensor que ya no admite reparaciones es una expensa necesaria. Por otro lado, las expensas comunes no necesarias son aquellas que, aunque no esenciales, deben ser aprobadas por mayoría calificada.

La asamblea general de copropietarios, regulada en el artículo 39, puede ser ordinaria o extraordinaria. En las ordinarias se proyectan los gastos anuales, mientras que en las extraordinarias se tratan temas específicos o urgentes. El quórum para la aprobación de expensas depende de su tipo: las necesarias pueden ser aprobadas por mayoría simple, mientras que las no necesarias requieren una mayoría calificada del 70 % de los coeficientes de copropiedad.

El artículo 45 establece que las decisiones ordinarias se toman por mayoría simple, salvo aquellas que exijan mayoría calificada, como lo dispuesto en el artículo 46 numeral 2. Este numeral menciona que las expensas extraordinarias cuya cuantía supere cuatro veces el valor de las expensas comunes mensuales deben aprobarse con el 70 %. Antes de imponer cuotas extraordinarias, el artículo 35 obliga a agotar el fondo de imprevistos.

El administrador juega un rol crucial al proyectar presupuestos que incluyan el mantenimiento, reparación y reposición de bienes comunes. Es fundamental que diferencie claramente entre las expensas necesarias y no necesarias y presente propuestas adecuadas en la asamblea ordinaria. Las extraordinarias sólo deben convocarse si los fondos previstos son insuficientes, y deben respetar los requisitos de quórum establecidos en los artículos 45 y 46.

En conclusión, la Ley 675 de 2001 regula de manera específica los procedimientos para la aprobación presupuestal, garantizando una administración eficiente de los recursos en la propiedad horizontal. Entender la diferencia entre asambleas, tipos de expensas y los quórums necesarios es clave para la correcta toma de decisiones.