Las asambleas no presenciales tienen una historia que se remonta al Código de Comercio de 1971 donde por la falta de tecnologías modernas, se empleaban métodos como el telex para las comunicaciones no presenciales. Con la evolución tecnológica, especialmente en el ámbito de las comunicaciones virtuales, las asambleas no presenciales comenzaron a tomar fuerza, especialmente con el Decreto 398 de 2020, durante la pandemia, aunque este decreto fue posteriormente derogado. Sin embargo, el Decreto 176 de 2021 formalizó la inclusión de las asambleas no presenciales en la propiedad horizontal, aclarando aspectos como la convocatoria y la participación.
La Ley 675 de 2001, en sus artículos 42 y 44, establece que las asambleas no presenciales son válidas y deben cumplir con ciertos requisitos para garantizar la eficacia de las decisiones tomadas en ellas. Estas reuniones pueden llevarse a cabo a través de plataformas como WhatsApp, Zoom, Teams, entre otras, siempre que se garantice la participación y el derecho a votar de todos los copropietarios. La ley también establece que cada intervención debe quedar registrada, y se debe identificar claramente a cada propietario que participe. Además, las grabaciones de las asambleas deben quedar como prueba del acto realizado, y en caso de impugnaciones, debe asegurarse que la convocatoria haya sido realizada correctamente.
Uno de los puntos claves es la elaboración del acta, que debe seguir el mismo proceso que en las asambleas presenciales, pero debe incluir como anexo la grabación o prueba del acto realizado. También se menciona que el artículo 44 de la ley establece que las decisiones serán ineficaces si algún copropietario no participó en la comunicación de la asamblea, lo que subraya la importancia de un protocolo claro para el acceso a las reuniones y su debida citación. En cuanto a la publicidad del acta, la ley exige que debe hacerse en un plazo de 10 días, en lugar de los 20 días estipulados para las asambleas presenciales. Además, las firmas del presidente, secretario, revisor fiscal y administrador son necesarias en el acta para garantizar la validez de esta.
Por último, se habla de las asambleas mixtas, que son cuando se desarrollan de manera presencial y virtual. El Decreto 176 de 2021 reguló las características y requisitos de este tipo de reuniones, estableciendo que deben cumplir las mismas condiciones de las asambleas no presenciales y que sólo podrán tratarse los temas previamente citados en la convocatoria, y no se podrán tomar decisiones que requieran mayoría calificada. Este tipo de asambleas es visto como una tendencia futura en la toma de decisiones en la propiedad horizontal, dada la evolución de la tecnología y la legislación sobre la virtualidad.
