La citación a una asamblea general de copropietarios, ya sea ordinaria o extraordinaria, se regula bajo los lineamientos establecidos en la Ley 675 de 2001. Según el artículo 39 de esta ley, la convocatoria debe realizarse en el último domicilio informado por el propietario de la copropiedad. Este domicilio debe estar debidamente registrado en el libro de residentes y propietarios, el cual es una obligación del administrador.
El libro de residentes y propietarios debe mantenerse actualizado, y en él deben figurar datos esenciales como la identificación de la unidad privada, el nombre completo del propietario, el folio de matrícula inmobiliaria, y el lugar donde recibirán notificaciones. El uso de correos electrónicos para este último fin es altamente recomendado, dado que facilita la comunicación y optimiza el proceso de notificación. Adicionalmente, el libro debe registrar quién es el residente principal, quien firma el contrato de arrendamiento o tiene el derecho sobre la unidad, así como los residentes subsidiarios, quienes pueden ser arrendatarios. Asimismo, es recomendable registrar información sobre las mascotas y las necesidades especiales de los residentes, como aquellos con movilidad reducida.
En cuanto a la citación formal, esta debe cumplir con ciertos requisitos establecidos en la ley. La convocatoria debe incluir la fecha, hora, lugar y especificar si se trata de una asamblea ordinaria o extraordinaria. En el caso de las asambleas extraordinarias, se debe justificar la urgencia de la convocatoria, y la ley no especifica un tiempo exacto para su citación, por lo que se debe basar en el reglamento de propiedad horizontal o en las prácticas establecidas en cada comunidad. En el caso de asambleas ordinarias, se requiere un aviso con 15 días corrientes de anticipación, conforme a la Ley 675.
De acuerdo con el artículo 41 de la Ley 675 de 2001, la convocatoria debe incluir la posibilidad de una segunda convocatoria si no se alcanza el quórum en la primera. Esta segunda convocatoria debe especificar la fecha, hora y condiciones bajo las cuales se llevará a cabo, garantizando que los copropietarios sean debidamente informados. Otro aspecto relevante en la citación es el listado de morosos. Si bien no es necesario hacer pública la deuda de cada propietario, la ley requiere que se indique la unidad privada correspondiente a los morosos. Es fundamental garantizar que este listado respete los derechos de los propietarios, como el derecho al buen nombre y a la rectificación de datos personales, de acuerdo con la ley de habeas data.
Finalmente, aunque la ley solo exige tres elementos mínimos para una citación válida (el libro de residentes y propietarios actualizado, la citación con las condiciones especificadas, y el listado de morosos), se recomienda que se envíen documentos adicionales, como informes financieros y presupuestarios, para hacer más eficiente la asamblea y facilitar la toma de decisiones.
