Las decisiones por comunicación escrita, reguladas por el artículo 43 de la Ley 675 de 2001, son un mecanismo eficiente que permite a las propiedades horizontales tomar decisiones específicas sin necesidad de convocar asambleas generales. Este procedimiento se basa en la comunicación escrita dirigida a la totalidad de los copropietarios, lo cual debe realizarse con base en el libro de residentes y propietarios. Si no existe un reporte actualizado, las notificaciones deben enviarse al domicilio registrado en la propiedad horizontal, asegurando la trazabilidad de la convocatoria.
Para que la decisión sea válida, los copropietarios deben expresar su voto sobre un asunto concreto, evitando temas ambiguos que requieran discusión extensa. La comunicación debe contener información precisa, como el nombre del votante, la unidad privada, la fecha y la hora. Además, debe especificarse si el voto es afirmativo, negativo y el porcentaje concreto correspondiendo al coeficiente. Aunque este proceso puede realizarse de forma física, se recomienda la virtualidad, pues garantiza un registro confiable de los envíos y las respuestas.
El artículo establece que al menos el 50% de los copropietarios deben participar en la votación. No se exige quórum deliberatorio o decisorio; la norma se enfoca en que haya una mayoría absoluta de pronunciamientos sobre la decisión planteada. Los copropietarios disponen de un mes para responder, lo cual busca fomentar la participación y evitar posibles controversias sobre exclusión.
El acta de este procedimiento debe incluir la fecha de convocatoria, los medios empleados para notificar, el listado de propietarios notificados, las respuestas recibidas con fecha y hora, y el resultado de la votación. Este documento debe estar suscrito por el administrador y el revisor fiscal, conforme a los artículos 43 y 44 de la ley. La citación debe incluir la explicación del procedimiento, el plazo para responder y la formulación de una pregunta específica que permita respuestas claras y directas.
Este mecanismo resulta ideal para decisiones concretas como ajustes presupuestales o la elección de aspectos operativos de la copropiedad, como colores de pintura. Su implementación evita costos elevados asociados a la convocatoria de asambleas, proporcionando una alternativa ágil y económica que fortalece la gestión administrativa de las propiedades horizontales
