En el contexto de la propiedad horizontal, la participación en las asambleas de copropietarios se organiza a través de las figuras de propietarios, representantes y delegados, conforme a lo establecido en los artículos 38, 42 y 43 de la Ley 675 de 2001. Estas figuras permiten la adecuada representación y la toma de decisiones dentro de la comunidad, y es crucial entender los roles y los requisitos legales correspondientes para evitar ambigüedades y garantizar la legalidad en los actos de representación.
En este sentido es necesario tener claridad de la diferencia de cada una de estas figuras. El propietario son únicamente las personas registradas como tales en el folio de matrícula inmobiliaria (No incluye usufructuarios y arrendatarios.); Los representantes asisten en nombre de un propietario mediante un poder, que puede ser general (otorgado por escritura pública) o especial (para una asamblea específica) y por último los delegados figura adoptada del derecho cooperativo y que es utilizado para propiedades horizontales donde existen múltiples unidades privadas donde se haría difícil realizar una asamblea con todas la unidades privadas. Son nombrados por la comunidad y pueden integrar para hacer representar al sector en la asamblea y participar en el Consejo de Administración. Estos aspectos deben estar reglamentados.
El artículo 51, numeral 2, establece que el administrador debe llevar un registro claro de los propietarios y residentes, lo cual facilita la identificación de quién puede otorgar un poder y quién actúa en su nombre. Los poderes deben ser otorgados exclusivamente por los propietarios, identificados según el folio de matrícula inmobiliaria. Los miembros del Consejo de Administración y el revisor fiscal no pueden actuar como representantes mediante poderes (Ley 222 de 1995). Dentro de los reglamentos internos de cada copropiedad puede limitar la cantidad de poderes que una persona puede representar.
Dentro del contenido y formalidades del poder este debe contener el poder encontramos: Nombre completo, cédula y calidad de propietario del otorgante, identificación del representante y el alcance del poder ,fecha específica de la asamblea (primera o segunda convocatoria), firma del propietario. Los poderes no requieren autenticación ni anexar documentos adicionales, salvo que el reglamento lo exija.
La Ley 675 de 2001, en su artículo 53, establece que solo los propietarios o delegados pueden formar parte del Consejo de Administración, lo que excluye a los representantes. Esta medida busca garantizar que los órganos y decisionales estén compuestos por quienes tienen un interés directo en la propiedad y en la comunidad. Los poderes otorgados deben estar reflejados en las actas de la asamblea. Además, la ley permite la entrega de poderes de manera física o virtual, cumpliendo con las normativas sobre el tratamiento de datos personales y las nuevas tecnologías.
